Configurations diverses

OBJECTIF

Les Configurations diverses permettent de configurer les différentes options disponibles en lien avec le module Achats et approvisionnement. Elles servent également à déterminer les comptes de grand livre auxquels maestro* se réfère pour effectuer certaines opérations et pour définir le format des commandes, contrats de sous-traitance et avis de changements. D’autres sélections peuvent s’ajouter, comme l’approbation des paiements, l’action à prendre lors d’une réception, le nombre de caractères alloués à la description, etc.

 

PRÉREQUIS

• Gestion des comptes
• Gestion des projets

 

Étapes

maestro* > Achats et approvisionnements > Maintenance > Fournisseurs > Configurations diverses maestro* > Achats et approvisionnements > Maintenance > Achats et approvisionnement > Configurations diverses

 

Entrer les configurations 

1. Section Généralités dans le menu de gauche.

Champ	Description
Compte à payer	Compte de grand livre utilisé lors de l’entrée des factures de fournisseurs.
Préfixe de cie payeuse	Compagnie responsable du paiement des factures. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Transfert à la comptabilité	Permet de comptabiliser les transactions au grand livre. Si ce champ n’est pas coché, les transactions seront générées sans être transférées, et ne mettront pas à jour les soldes des comptes. NOTE : Il est recommandé de toujours cocher cette case afin de s’assurer que les écritures soient transférées dans les différents comptes de grand livre.
Suivi de dénonciation	Affiche une fenêtre contenant les dénonciations rattachées au fournisseur lors de l’entrée d’un achat ou d’une facture, si la case est cochée.
Action lors d’expiration de certificats	Permet au système d’intervenir directement sur les déboursés fournisseurs lorsque leurs certificats sont expirés. Valeurs disponibles : Bloquer Impossibilité de créer le déboursé d’un fournisseur dont le certificat est expiré. Valider Avertissement lors de la création d’un déboursé pour un fournisseur dont le certificat est expiré. Maestro* offre la possibilité d’accepter ou non la transaction. NOTE : Si les certificats d’un fournisseur sont expirés, un avertissement est donné lors de l’entrée de factures.
Approbation avancée des commandes	Permet de soumettre les commandes au processus d’approbation configuré à l’option Processus d’approbation.
Impression du bon de commande	Valeur par défaut pour le champ Imprimer un bon dans les différentes entrées de commande.
Message sur le bon de commande	Message imprimé sur les bons de commande. NOTE : La variable MESSAGE doit apparaître lors de la configuration du formulaire de bon de commande.
Longueur maximale d’une description	Longueur maximale de la variable DESCRIPTION (60 caractères maximum). NOTE : Cette fonctionnalité est utile si l’espace prévu pour la description sur le formulaire est inférieur à 60 caractères.
Bloquer la modification de la description d’un item du catalogue	Si cette case est cochée, la description des items de catalogue ne sera pas modifiable dans les entrées de transactions suivantes : Ressources par projet Réquisitions Commandes catalogues Réceptions de marchandise (onglet Ajout d’items) NOTE : Lorsque la configuration est activée, la description est bloquée seulement pour les items de catalogue dont le mode de gestion des coûts est à "Coût moyen". Si l'item est à un autre mode, la description est modifiable. Ce fonctionnement est voulu dans le cas des items non stock ou génériques.
Nbre niveaux max. classification items	Indique le nombre maximum de niveaux à utiliser dans la recherche suivant la classification des items du catalogue.
Ne pas valider l’état des appels de service (applicable sur les commandes et réquisitions)	Si non coché, maestro* s’assure que le numéro d’appel entré sur une commande ou une réquisition est à l’état « Entré », « Actif » ou « Accompli ». NOTE : Ne s’applique pas aux commandes dont l’état est Réservée. Si coché, cela indique que maestro* doit permettre de créer des commandes ou des réquisitions sur des appels de service peu importe l’état de l’appel.
Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant	Permet une interaction automatique du système en cas de dépassements de quantités ou de montants, si des valeurs sont entrées au champ % du PU ou Montant Taux. Valeurs disponibles : Ignorer Aucune vérification n’est faite par maestro*. Valider Avertissement lors d’un dépassement de la quantité ou du prix unitaire. Maestro* offre la possibilité d’accepter ou non la transaction. Bloquer Impossible d’enregistrer la transaction s’il y a un dépassement sur le plan de la quantité ou du montant.
Pourcentage de variation maximum du PU	Permet de fixer un pourcentage de dépassement acceptable entre le prix unitaire commandé et le prix unitaire facturé. Si l’écart dépasse ce taux, maestro* signalera un dépassement. Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement. NOTES : Pour une commande sous-traitant ou commande régulière, si un écart existe, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant. Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue.
Mt dépassement maximal	Permet de fixer un montant de dépassement acceptable entre le montant commandé et le montant facturé. Si l’écart dépasse ce montant, maestro* signalera un dépassement. Cette configuration s’applique à l’option Facturation (commandes) du module Achats et approvisionnement. NOTES : Pour les commandes sous-traitants ou commandes régulières, si un écart existe et dépasse le montant maximal, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration Action lors d’une facturation de commande régulière ou de sous-traitant. Pour les commandes catalogues, maestro* avertit l’utilisateur en fonction de la configuration du champ Action lors d’une facturation de commande catalogue dans la section Ajustements à la facturation d’une commande catalogue.
Accepter les bons de travail de tous les préfixes	Lorsque cochée, cette case indique que les bons de travail de tous les préfixes seront acceptés dans les commandes avec catalogue, réquisitions et aux transferts inventaire-projet. NOTE : Uniquement disponible en mode multidimensionnel. NOTE : Cette case n'est PAS cochée par défaut.

1. Section Numérotationdes commandes :

Champ	Description
Attribuer les numéros de commande par préfixe	Conserve des séquences numériques de commande distinctes pour chacune des compagnies définies. NOTE : Disponible uniquement en mode multidimensionnel.
Numéro de compte de GL de compteur	Indique le numéro de GL qui servira de lien avec la Gestion des compteurs en vue d’établir les prochains numéros de commande. Si l’attribution des numéros de commande par préfixe est activée, ce champ est obligatoire. NOTE : Maestro* ne générera aucune entrée comptable dans ce compte, qui servira uniquement à établir la numérotation des commandes.
Compteur de bon de commande	Dernier numéro de bon de commande émis. NOTES : Si un compte de GL de compteur a été entré au champ Numéro de compte de GL de compteur, ce champ ne sera pas utilisé. Le nombre maximum de caractères pour un bon de commande est de 7. Le compteur est le même pour tous les types de commandes.
Précédé de « 0 »	Permet de faire précéder de zéro la numérotation de la commande.
Masque pour les numéros de bon de commande	Format de numérotation de commande. NOTES : En mode multidimensionnel, il est possible de définir un format par préfixe de compagnie. Le nombre maximum de caractères disponibles pour le format est de 9. Par exemple, il est possible d’identifier la Cie 1 par le code 1, suivi du numéro de commande. Le format se présente alors comme suit : 1#######.

2. Section Générer les numéros de fournisseur :

Champ	Description
Générer les numéros de fournisseur	Lorsqu’activée, cette fonctionnalité permet de générer automatiquement et séquentiellement les numéros de fournisseur, évitant ainsi à l’utilisateur d’avoir à les inscrire manuellement.
Compteur	Permet d’indiquer le prochain numéro qui sera attribué. NOTE : Il est possible, en mode multidimensionnel, d’utiliser un compteur distinct par préfixe.
Format	Permet d’appliquer un format spécifique aux numéros attribués. NOTE : L’inscription du symbole # dans le champ Format signifie que le numéro de fournisseur sera complété et précédé de 0. Par exemple, si le prochain numéro doit être 12345, l’inscription ######## dans le champ Format génèrera le numéro 00012345. Ce champ peut également être utilisé pour ajouter un préfixe aux numéros générés.

3. Section Kits avec nomenclature:

Champ

Description

Activer la sélection automatique des composantes

Lorsque coché, ce paramètre fait en sorte que la fenêtre de sélection des composantes s’affiche automatiquement lors de la sélection des items catalogue à l’État kit dans une grille d’entrée de données. Il génère également l’affichage de la case à cocher Ajouter l’item maître à la liste des composantes dans l’option Gestion des nomenclatures de produits. La fenêtre de sélection des composantes d’items catalogue est présente dans les options suivantes : Commande avec catalogue Réquisition Réception de marchandises Commandes client Facturation - Point de vente Vente Transfert inventaire-projet Transfert inventaire-emplacement Ventes internes Réservation de matériel Bon de travail Soumissions Gestion des avis de changement NOTES : L’État d’un item peut être défini à partir de l’option Gestion du catalogue (onglet Description de la pièce, section Identification).

2. Section Formulaires dans le menu de gauche.

En mode multidimensionnel, le bouton Configuration des formulaires permet de configurer un modèle de formulaire par préfixe de compagnie.

1. Section Commande :

Champ	Description
Nombre de copies	Nombre de copies imprimées par défaut lors d’une impression.
Bon de commande	Formulaire utilisé lors de l’impression d’une Commande régulière.
Commande sur projet	Formulaire utilisé lors de l’impression d’une Commande sur projet.

2. Section Commandes avec catalogue :

Champ	Description
Bon de commande	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une Commande avec catalogue.
Demande de soumission	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une Commande avec catalogue à l’état 3-Soumission.

3. Section Retour de marchandises :

Champ	Description
Bon de commande	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une Commande avec catalogue dont le type de contrat est Retour de marchandise.
Bon de retour	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un bon de retour de marchandise dans l’option Réception de marchandise.

4. Section Certificat de paiement :

Champ	Description
Français	Formulaire Word utilisé par défaut lors de l’impression d’un certificat de paiement pour les fournisseurs francophones. NOTE : Le certificat de paiement sert à indiquer au fournisseur que la facture a été payée. Ce document s’imprime à partir de l’option Facturation, icône Certificat de paiement.
Anglais	Formulaire Word utilisé par défaut lors de l’impression d’un certificat de paiement aux fournisseurs anglophones. NOTE : Le certificat de paiement sert à indiquer au fournisseur que la facture a été payée. Ce document s’imprime à partir de l’option Facturation, icône Certificat de paiement.
Formulaire	Formulaire utilisé lors de l’impression d’un certificat de paiement aux fournisseurs. NOTE : Le certificat de paiement sert à indiquer au fournisseur que la facture a été payée. Ce document s’imprime à partir de l’option Facturation, icône Certificat de paiement en cliquant sur le menu déroulant à droite. Sélectionner l’option Formulaire de certificat de paiement.

5. Section Réception de marchandises :

Champ	Description
Accusé de réception	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un accusé de réception dans l’option Réception de marchandise.
Étiquette	Format des étiquettes utilisées par défaut lors de l’impression d’une Réception de marchandise.
Ordre d’impression	Valeurs disponibles : O-Ordre d’entrée Par ordre d’entrée de la transaction dans maestro*. R-Localisation Par localisation. C-Code invent. Par code d’inventaire.
Confirmation par courriel	Formulaire utilisé pour aviser un usager que la marchandise requise vient d’être reçue. Cette fonctionnalité doit être activée dans la gestion de la sécurité. Dans ce cas, l’adresse courriel du requérant doit être présente dans la Gestion de la sécurité. NOTES : Le courriel de confirmation s’envoie automatiquement lors du transfert de la réception de marchandise. Si aucun formulaire n’est choisi, le courriel ne contiendra que les informations de base, soient le numéro de la réception, le numéro de la réquisition ainsi que le numéro de la commande. Le formulaire sera intégré dans le corps du courriel envoyé et non joint au courriel. Il doit donc être en format texte et ne doit pas inclure d’éléments graphiques ou d’éléments de mise en page.

6. Section Achat de projet :

Champ	Description
Achat de projet	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un Achat de projet.

7. Section Inventaire :

Champ	Description
Bon de transfert	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un Transfert inventaire-projet et/ou Transfert inventaire/emplacement.
Ordre d’impression	Valeurs disponibles : O-Ordre d’entrée Par ordre d’entrée de la transaction dans maestro*. R-Localisation Par localisation. C-Code invent. Par code d’inventaire.

8. Section Réquisitions :

Champ	Description
Réquisition	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une Réquisition.
Réquisition non complétée	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une Réquisition non complétée. NOTE : Ce formulaire s’imprime lors du traitement d’une réquisition dans l’option Commande avec catalogue ou Réquisition -> commande fournisseur, lorsque tous les items de la réquisition n’ont pas été commandés.
Ordre d’impression	Valeurs disponibles : O-Ordre d’entrée Par ordre d’entrée de la transaction dans maestro*. R-Localisation Par localisation. C-Code invent. Par code d’inventaire.

9. Section Contrat de sous-traitance :

Champ	Description
Contrat original	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression du contrat original d’un Contrat sous-traitance.
Avis de changement	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un avis de changement(s) d’un Contrat sous-traitance.
Nombre de copies	Nombre de copies imprimées par défaut lors d’une impression.

10. Section Factures pour commandes :

Champ	Description
Régulière/Sous-traitant	Formulaire utilisé par défaut pour l'impression d'une facture sur commande régulière ou sous-traitant.
Catalogue	Formulaire utilisé par défaut pour l'impression d'une commande catalogue.

11. Section Déboursés :

Champ	Description
Approbation	Formulaire utilisé par défaut pour l'approbation des déboursés et des déboursés individuels.

3. Section Achats dans le menu de gauche.

Tous les comptes qui suivent se retrouvent également dans les Configurations générales du Grand Livre, section Généralités.

 

Champ	Description
Compte de banque	Compte bancaire par défaut pour les déboursés.
Compte de CAP standard	Compte de grand livre par défaut pour les comptes fournisseurs standards. NOTE : Par défaut, ce compte devrait être le même que celui entré au champ Compte de CAP Projet.
Compte de CAP Projet	Compte de grand livre par défaut des comptes fournisseurs associés à des projets.
Compte d’escompte sur Achat	Compte de grand livre associé à l’escompte comptabilisé lors de l’entrée d’un Achat de projet ou d’une facture à l’option Facturation. NOTE : Ce compte sert généralement à cumuler des escomptes de volume.
Compte d’escompte sur Déb	Compte de grand livre associé à l’escompte de paiement comptabilisé lors de l’émission du déboursé.
Compte de Retenue à l’achat	Compte de grand livre servant à comptabiliser les retenues à payer.
Avance Fournisseur	Compte de grand livre servant à comptabiliser les paiements aux fournisseurs sans réception de facture.
Compte de paiements d’intérêts	Compte de grand livre servant à comptabiliser les montants payés dépassant les montants des factures.
Terme de paiement	Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut à tous les achats. NOTES : Maestro* affiche ce terme de paiement par défaut si aucun terme de paiement n’est configuré dans la Gestion des fournisseurs. Ce champ peut affecter le paiement immédiat d’un Achat de projet avec déboursé Immédiat. Maestro*détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
Calcul de la date due	Détermine à quel moment la date due doit être calculée. Valeurs disponibles : 0-Uniquement lorsqu’elle est vide; 1-Toujours si on change la date réelle, la date comptable ou les conditions de crédit; 2-Confirmer si on change la date réelle, la date comptable ou les conditions de crédit. NOTE : Par défaut, la configuration est à 1-Toujours si on change la date réelle, la date comptable ou les termes de paiement.
Ordre d’affichage des fournisseurs	Ordre d’affichage des fournisseurs. NOTE : L’ordre d’affichage est utilisé dans les âges de comptes à payer (module Achats et Approvisionnements), la liste des achats et les âges de CAP de contrôle (module Grand Livre). Valeurs disponibles : Code Par code. Nom Par nom.
Ordre d’impression des chèques	Imprime les chèques selon l’ordre d’apparition du code fournisseur ou par numéro de chèque. Valeurs disponibles : Code fournisseur Par code de fournisseur. Numéro Par numéro de chèque.
État de la facture	État par défaut d’une facture à la suite du transfert des transactions. NOTE : Divers états peuvent être configurés dans l’option Tableau des codes des factures à payer. Normalement, une facture devient à payer une fois transférée. Il est possible de modifier cette règle en choisissant un autre état pour la facture (par exemple, l’état Paiement à approuver).
État de la facture de la dénonciation	État par défaut à attribuer en priorité aux factures qui sont liées à une dénonciation.
État si la facture répond aux critères d'approbation	Permet l’approbation automatique de certaines factures liées à des commandes catalogues lorsqu’elles répondent à des critères précis. Ces factures seront considérées comme préapprouvées lorsque les conditions suivantes seront remplies : Pour chacun des items facturés dans la facture courante: Le prix unitaire facturé doit être identique au prix unitaire de la commande (jusqu’à la 2e décimale); La quantité facturée cumulative (incluant la facture courante) ne doit pas dépasser la quantité commandée; Si des réceptions ont été sélectionnées et sont en lien avec la facture, aucun item ne doit avoir été ajouté sur l’une ou l’autre des réceptions. Aucun frais supplémentaire (extra à la facturation) ne doit avoir été ajouté dans la facture; La facture ne doit pas être en mode Réception implicite; Le fournisseur facturé doit être le même que le fournisseur à qui la commande a été envoyée. Cette fonctionnalité s’appliquera : Aux factures en lien avec des commandes catalogues de type standards; Aux factures en lien avec des commandes catalogues de type retours de marchandises. Elle ne s’appliquera pas : Aux factures en lien avec des commandes régulières; Aux factures en lien avec des contrats de sous-traitance. La vérification afin de savoir si la facture répond aux critères de préapprobation sera effectuée lors de la sauvegarde de la facture.
Montant minimum	Montant associé à l’état de la facture. Maestro* met automatiquement la facture à l’état déterminé dans le champ État de la facture si le montant total de la facture est égal ou supérieur à ce montant.
Fournisseur divers	Code de fournisseur servant à regrouper toutes les factures payées à des fournisseurs occasionnels pour lesquels il n’est pas souhaitable de créer une fiche fournisseur. NOTE : Lors de l’entrée d’un achat de projet, en sélectionnant le fournisseur divers, une fenêtre s’affiche à l’écran permettant d’entrer ou de sélectionner le nom et l’adresse du fournisseur où l’achat a été effectué. Ceci entraîne aussi automatiquement la production d’un déboursé immédiat au fournisseur indiqué. Toutes les factures entrées au fournisseur divers seront regroupées et il sera possible de consulter le fournisseur divers au même titre qu’un autre fournisseur. Le nom et l’adresse indiqués dans l’achat de projet seront visibles dans l’écran de détail de la facture, lors de la consultation des fournisseurs.

4. Section Inventaire dans le menu de gauche.

Champ	Description
Compte d’inventaire	Compte de grand livre à l’actif où sont comptabilisées les transactions touchant l’inventaire. NOTE : Ce compte ne sera utilisé que si aucun Projet – Activité – Groupe n’est configuré dans la section Inventaire.
Sélection du PU ajust. et transf. inventaire	Prix unitaire affiché par défaut dans les transactions d’ajustement et de transfert d’inventaire. Valeurs disponibles : Coût moyen Coût moyen calculé par maestro*. C'est le mode de sélection du prix unitaire pour les ajustements et les transferts d'inventaire que Maestro recommande très fortement d'utiliser. NOTE : Calcul du coût moyen (Sans l’activation des frais courus) : Valeur en stock Quantité en stock – Quantité totale reçue, mais non facturée NOTE : Calcul du coût moyen (avec l’activation des frais courus) : Valeur en stock + Montant total reçu, mais non facturé Quantité en stock Dernier prix Dernier prix payé, peu importe le fournisseur sélectionné. Coûtant fixe Prix inscrit au champ Coûtant fixe de la Gestion du catalogue. Prix de liste Prix inscrit au champ Prix de liste de la Gestion du catalogue. Soumission Prix inscrit au champ Prix de soumission de la Gestion du catalogue. Coût Moyen + Coût moyen calculé, incluant le montant en commande dans la valeur en stock : NOTE : Calcul du coût moyen + Valeur en stock + Montant en commande Quantité en stock – Quantité totale reçue, mais non facturée + Quantité en commande
Coût moyen par préfixe	Calcule et utilise le coût moyen par préfixe de compagnie, si la case est cochée. NOTES : Disponible en mode multidimensionnel seulement. Cette option permet d’avoir des coûts moyens différents dans chacun des préfixes d’un même environnement multidimensionnel. Si cette case n’est pas cochée, le même coût moyen sera utilisé dans tous les préfixes.
Saisie avancée de la destination du matériel	Affiche trois (3) colonnes supplémentaires (Conteneur, Caisse et Boîte) dans les options Ajustement d’inventaire, Transfert inventaire-projet et Transfert inventaire/emplacement, si la case est cochée.

1. Section Inventaire :

Permet de définir des projets, activités et groupes qui seront utilisés dans la comptabilisation des transactions touchant l’inventaire. Ces champs permettent également d’obtenir un numéro de compte de GL qui remplacera le compte d’inventaire présent dans le même écran.

Les projets, activités et groupes spécifiés dans cette section ne peuvent pas être identifiés comme une dépense (entrés dans la grille de ventilation) dans les options suivantes :

• Commande régulière;
• Commande avec catalogue;
• Contrat de sous-traitance;
• Réception de marchandise (onglet Ajout d’items);
• Facturation sur commande (onglet Extras);
• Achat de projet;
• Transfert inventaire-projet.

Maestro* refusera d’enregistrer une transaction dont la ventilation contient ces projets, activités et groupes, afin de ne pas créer d’écarts entre l’inventaire et les auxiliaires du grand livre.

En mode multidimensionnel, le bouton Valeurs multidimensionnelles permet de configurer des projets, activités et groupes par préfixe de compagnie. Il est accessible en cliquant dans un des champs de la section Inventaire.

 

Champ	Description
Projet Régulier	Projet spécifique pour l’inventaire. NOTE : Ce projet est optionnel, mais il permet de faire un suivi de l’inventaire à partir de la Gestion des projets.
Projet Non défini	Projet spécifique pour les items de catalogue qui apparaissent dans le champ mode gestion des coûts comme non définis.
Projet Non stock	Projet spécifique pour les items de catalogue qui sont apparaissent dans le champ mode gestion des coûts comme non stock.
Activité	Activité relevant spécifiquement de l’inventaire.
Groupe	Groupe de matériels.

2. Section Prix de vente calculé en majorant le prix coûtant :

Cette configuration permet d’indiquer sur quelle base le prix de vente doit être calculé lorsque celui-ci doit être déterminé en appliquant une majoration sur le prix coûtant.

Les configurations ci-dessous sont identiques à celles qui se retrouvent dans les Configurations diverses du module Facturation, section Recevables Projet. En modifiant l’une de ces configurations, les deux modules sont affectés.

 

Champ	Description
Sélection du PU pour déterminer le vendant	Permet de déterminer le prix unitaire qui servira de base pour déterminer un prix de vente calculé en appliquant un taux de majoration sur un prix unitaire. NOTE : Cette configuration s’applique seulement si on utilise l’option Gestion des escomptes/client et si un Taux sur coûtant est entré dans cet écran. Le prix de vente calculé dépendra également de la valeur choisie dans la configuration Méthode de calcul du vendant. Valeurs disponibles : C-Coût moyen Coût moyen actuel de l’item. NOTE : Si l’option Multidimensionnel est installée et que la configuration Coût moyen par préfixe est activée, le coût moyen calculé sera en fonction du préfixe courant. P-Dernier Prix Prix inscrit au champ Dernier prix payé dans la gestion du catalogue S-Soumission Prix inscrit au champ Prix de soumission dans la gestion du catalogue.
Méthode de calcul du vendant	S’applique lorsqu’on désire calculer le prix de vente en appliquant une majoration sur un prix coûtant. Cette majoration est définie dans la Gestion des escomptes/client. NOTES : Le prix de base sur lequel la majoration est calculée est déterminé dans la configuration Sélection du PU pour déterminer le vendant. Le taux de majoration ou le pourcentage de profit est entré dans la Gestion des escomptes/client, dans la colonne Taux sur coûtant. Valeurs disponibles : M-Taux de majoration Applique le taux indiqué au prix coûtant. Par exemple, une pièce de 100 $, majorée de 10 % pour obtenir un prix vendant de 110 $. La formule utilisée est 100 $ * 10 % + 100 $. P-% de profit Considère que le taux indiqué doit être le taux de profit inclus dans le prix vendant. Par exemple, un item de 100 $ vendu avec un profit de 10 % aura un prix vendant de 111,11 $. La formule utilisée est : 100 $ /90 % (90 % provient 100 % – 10 % de profit).

3. Section Validation :

Champ	Description
Validation emplacements	S’assure que le code d’un emplacement saisi lors d’une entrée de transaction soit Actif dans la Gestion des emplacements, si la case est cochée. Si ce n’est pas le cas, un message indiquant que le champ est invalide apparaît.
Emplacement	Emplacement utilisé par défaut lors de l’entrée d’une transaction. NOTE : En mode multidimensionnel, il est possible de spécifier un emplacement par compagnie.
Validation des quantités	Permet de valider automatiquement les quantités en fonction des critères spécifiés. Valeurs disponibles : Ne pas valider Aucune validation sur les quantités n’est faite par maestro* lors de l’enregistrement de la transaction. Selon les quantités disponibles en stock Valide les quantités en fonction des quantités disponibles en stock. Selon les quantités disponibles par emplacement Valide les quantités selon les quantités disponibles par emplacement. Selon les qtés disp. par emplacement/localisation Valide les quantités selon les quantités disponibles par emplacement et par localisation.
Validation des unités	Permet de prendre en considération la valeur du champ Unité lors de la validation des quantités en stock, si la case est cochée. NOTE : Par exemple : Une quantité (1) représente 200 pieds carrés, 200 étant l’unité de base, alors qu’une autre quantité (1) pourra représenter 100 pieds carrés. En incluant la validation des unités dans la validation des quantités, il est impossible de sortir 2 quantités de 200 pieds carrés. Elles devront être sorties séparément. Alors que si les unités ne sont pas validées, il est possible de le faire.
Validation des caractéristiques	Si la case est cochée, permet de prendre en considération le champ Caractéristique lors de la validation des quantités en stock, et ce, pour tous les items du catalogue. Par exemple, au lieu de gérer 4 items très similaires, disons des casques de construction bleus, rouges, noirs et verts, on pourrait n'avoir qu'un seul item Casque avec des caractéristiques concernant la couleur.
Mode de validation des quantités	Indique l’action à prendre lorsque la quantité demandée dépasse la quantité disponible. Valeurs disponibles : Bloquer Bloque la transaction. Il est impossible d’enregistrer la transaction. NOTE : Ce blocage s’applique uniquement dans le cas des usagers réguliers. Un avertissement s’affiche pour les usagers administrateurs. Avertissement Affiche un message d’avertissement lors de l’enregistrement de la transaction. Il reste possible de sauvegarder la transaction.
Raison par défaut pour les réservations	Affiche ce message lors des réservations de l’inventaire.

4. Section Ajustement prise d’inventaire physique :

Champ	Description
Projet	Projet utilisé pour comptabiliser les écarts entre l’inventaire suivant maestro* et ce qui est a été saisi dans la Prise d’inventaire physique.
Activité	Activité d’ajustement d’inventaire.
Groupe	Groupe de matériels.

5. Section Profit d’une vente interne ou inter-compagnie :

Champ	Description
Projet coût	Projet servant à comptabiliser les coûts des items faisant partie des transactions de ventes internes.
Activité coût	Activité servant à comptabiliser les coûts des ventes internes.
Groupe coût	Groupe servant à comptabiliser les coûts des ventes internes.
Projet revenus des ventes internes	Projet utilisé pour comptabiliser les revenus d’une vente interne ou inter-compagnie.
Activité	Activité de revenu interne.
Groupe	Groupe de revenu interne.
Taux de profit	Taux de profit interne par défaut. NOTE : Ce taux est appliqué à toutes les ventes inter-compagnies.
Taux de retour	Taux de retour d’un service à un autre. NOTE : Par exemple, ce taux peut être attribuable à des frais de manutention.

6. Section Transfert inventaire-projet :

Champ	Description
Un emplacement source par transaction	Retient un seul emplacement source par transaction de transfert inventaire-projet lorsque coché. NOTE : Il est fortement conseillé d’activer cette option si vous utilisez la Gestion des processus.
Usager responsable	Indiquer l’usager responsable des transferts inventaire-projet.

7. Section Transfert inventaire/emplacement :

Champ	Description
Un emplacement source par transaction	Retient un seul emplacement source par transaction de transfert inventaire/emplacement lorsque coché. NOTE : Il est fortement conseillé d’activer cette option si vous utilisez la Gestion des processus.
Un emplacement destination par transaction	Retient un emplacement destination par transaction lorsque coché.

5. Section Commandes avec catalogue dans le menu de gauche.

Champ	Description
Frais à la facturation	Valeurs disponibles : Projet Projet utilisé pour comptabiliser le montant excédant la commande avec catalogue. NOTE : Ces frais correspondent aux extras de la facturation sur commande. Par exemple, ce projet peut cumuler les frais de douane. Activité Activité de coût. Groupe Groupe de facturation.
Construction de la description	Description affichée lors de l’impression des commandes. NOTES : Lors de l’impression, maestro* affiche par défaut le champ Desc. française de la Gestion du catalogue. Il est possible de configurer une description autre, en spécifiant les variables désirées dans le champ. Par exemple, NOPIECE, DESCRIPTION, CARAC, NOPROJET, DESCPROJET et ACTIV. La description sera disponible dans les formulaires suivants : réquisitions d’équipements, bons de commande (commande avec catalogue) et bons de réception.
Desc. pour changement de facteur	Facteur affiché lors de l’impression des commandes. NOTE : Lors de l’impression, maestro* affiche par défaut le champ Facteur de la Gestion du catalogue. S’il y a une conversion de quantité dans l’inventaire, il est possible de configurer l’impression d’une autre variable. Par exemple, QFOUR, DUNFOUR, PUFOUR, DUNINV, PU, FACTFOUR, FACTINV, FCOMBFOUR et FCOMBINV. Par exemple, si on achète un item en boîte de 10, on pourrait afficher la commande comme suit : Qté Unité Description Prix Unitaire Extension 2 Bte Filtres 15.00 $ 30.00 $ 20 unités à 1.50 $ Dans ce cas, la deuxième ligne serait configurée de cette façon dans l’écran des configurations diverses : QUANT DUNINV à PU. Maestro* va ajouter après la description les valeurs des champs configurés dans cet écran.
Action Code du fournisseur	Affiche par défaut le code de pièce spécifique au fournisseur sur la commande. NOTE : Le code de pièce doit être associé au fournisseur dans la Gestion du catalogue. Valeurs disponibles : Aucune N’affiche aucun code de pièce sur le formulaire si aucun code n’est associé au fournisseur dans la Gestion du catalogue. Catalogue Affiche le code de l’item du catalogue si aucun code n’est associé au fournisseur dans la Gestion du catalogue.
Texte pour ident. l’inventaire	Permet, lors de l’impression, d’identifier une commande pour l’inventaire, donc sans numéro de projet. Le texte s’affiche dans la variable de code du projet. NOTE : Généralement, le terme Stock est utilisé.
Usager responsable comm. fourn.	Usager par défaut responsable de toute commande créée automatiquement par maestro*. NOTE : Cette fonctionnalité s’applique, par exemple, à toute commande avec catalogue créée automatiquement à partir d’une commande client, d’un bon travail ou de la planification des achats.
Sélection du PU des commandes	Prix unitaire affiché par défaut sur les commandes d’achat. Dans TOUS les cas, maestro* commence par vérifier s’il existe un prix spécifique dans le Tableau des escomptes par fournisseur pour le fournisseur et le produit indiqués dans la commande. S’il en existe un, c’est ce prix qui sera utilisé, sans égard au choix effectué dans cette configuration. Si maestro* ne trouve aucun prix dans le Tableau des escomptes par fournisseur, cette configuration sera alors utilisée pour déterminer la méthode selon laquelle le prix sera établi. Notez que si c’est un escompte qui est trouvé dans le Tableau des escomptes par fournisseur, cet escompte sera toujours appliqué au prix unitaire trouvé, peu importe comment ce prix a été déterminé. Valeurs disponibles : F-Fournisseur Dernier prix unitaire du fournisseur sélectionné. Maestro* vérifie d'abord s'il existe un prix spécifique dans le Tableau des escomptes/fournisseurs pour le fournisseur et le produit indiqués dans la commande et, s'il en existe un, utilise ce prix, sans égard au choix effectué dans cette configuration. Maestro* recherche le fournisseur dans la section Achat et Vente de l’option Gestion du catalogue et applique le prix unitaire lié au fournisseur, s’il en existe un. Si aucun prix n'est trouvé pour le fournisseur spécifique, maestro* utilise le prix d'achat du premier fournisseur, identifié dans la même section de l'option. Si aucun prix n’est trouvé pour le fournisseur spécifique ni le fournisseur 1, maestro* utilise le dernier prix payé, identifié dans la même section de la Gestion du catalogue. D-Dernier Dernier prix payé, quelque soit le fournisseur sélectionné. NOTE : Maestro* vérifie d'abord s'il existe un prix spécifique dans le Tableau des escomptes/fournisseurs pour le fournisseur et le produit indiqués dans la commande et, s'il en existe un, utilise ce prix, sans égard au choix effectué dans cette configuration. NOTE : En mode multidimensionnel, le dernier prix payé est sauvegardé par préfixe de compagnie et est visible à partir de l’option Consultation du catalogue. P-Plus bas Prix le plus bas parmi les prix indiqués dans la Gestion du catalogue. Maestro* choisit le prix le plus bas parmi les quatre prix par fournisseur et le dernier prix payé, entrés dans la Gestion du catalogue, sans égard au fournisseur indiqué dans la commande. NOTE : Maestro* vérifie d'abord s'il existe un prix spécifique dans le Tableau des escomptes/fournisseurs pour le fournisseur et le produit indiqués dans la commande et, s'il en existe un, utilise ce prix, sans égard au choix effectué dans cette configuration. L-Prix de liste Prix indiqué au champ Prix de liste de la Gestion du catalogue. NOTE : Maestro* vérifie d'abord s'il existe un prix spécifique dans le Tableau des escomptes/fournisseurs pour le fournisseur et le produit indiqués dans la commande et, s'il en existe un, utilise ce prix, sans égard au choix effectué dans cette configuration. U-Esc/fournisseur Prix provenant du Tableau des escomptes par fournisseur. NOTE : Si aucun prix n’est trouvé, maestro* affiche zéro comme prix. NOTE : Maestro* vérifie d'abord s'il existe un prix spécifique dans le Tableau des escomptes/fournisseurs pour le fournisseur et le produit indiqués dans la commande et, s'il en existe un, utilise ce prix, sans égard au choix effectué dans cette configuration.
Affecter le dernier prix payé	Valeurs disponibles : Toujours Affecte toujours le dernier prix payé d’un item de catalogue. Seul. si pas escompte projet Affecte le dernier prix payé uniquement s’il n’y aucun escompte projet. NOTE : Cette dernière option permet de ne pas mettre à jour le dernier prix payé si vous bénéficiez d’escomptes applicables uniquement à certains projets.

6. Section Retour de marchandises dans le menu de gauche.

Champ	Description
Format pour les nos de commande	Masque permettant d’identifier les transactions de retour de marchandise parmi les commandes dans l’option Commande avec catalogue. NOTE : En mode multidimensionnel, il est possible de définir un format par préfixe de compagnie.

7. Section Réquisitions dans le menu de gauche.

Champ	Description
Compteur de réquisitions	Dernier numéro de réquisition émis. NOTE : Le nombre maximum de caractères pour le numéro de réquisition est de 7.
Précédé de 0	Permet de faire précéder de zéro la numérotation de la réquisition.
Approbation avancée des réquisitions	Permet de soumettre les réquisitions au processus d’approbation configuré à l’option Processus d’approbation.
Catégorie des documents reliés aux réceptions	Catégorie associée au document de réception de marchandise. NOTE : Cette fonctionnalité nécessite que l’avertissement Envoi d’un message par courriel et sauvegarde du document soit configuré pour le demandeur de la réquisition dans la Gestion de la sécurité (onglet Restriction des accès). Le document est alors enregistré dans la Gestion des documents avec la catégorie spécifiée à ce champ.
Sélection du PU des réquisitions	Prix unitaire affiché par défaut sur les réquisitions. Valeurs disponibles : –Aucun prix Aucun prix n’est affiché. C-Coût moyen Coût moyen calculé par maestro*. NOTE : Calcul du coût moyen Valeur en stock + Montant total reçu, mais non facturé Quantité en stock – Quantité totale reçue, mais non facturée D-Dernier prix Dernier prix payé, peu importe le fournisseur sélectionné. F-Coûtant fixe Coûtant inscrit au champ Coûtant fixe dans la Gestion du catalogue. P-Prix de liste Prix inscrit au champ Prix de liste de la Gestion du catalogue. S-Soumission Prix inscrit au champ Prix de soumission de la Gestion du catalogue. 2-Coût moyen + Coût moyen calculé incluant le montant en commande dans la valeur en stock : NOTE : Calcul du coût moyen + Valeur en stock + Montant en commande Quantité en stock – Quantité totale reçue, mais non facturée + Quantité en commande U-Esc./fournisseu Prix provenant de la Gestion des escomptes/fournisseur. NOTE : Cette configuration est applicable dans les commandes catalogues, les réquisitions, les ressources projets et la Gestion des approvisionnements CBN/MRP1.
Ne pas traiter les réquisitions « Projet » & « Projet-Réservation » dans la gestion des approvisionnements	Si coché, maestro* exclu les réquisitions de type « Projet » et « Projet-Réservation » du traitement de la Gestion des approvisionnements CBN/MRP1. Maestro* affichera par défaut la valeur de la configuration sur les nouvelles réquisitions créées. NOTE : Pour obtenir des informations supplémentaires sur le traitement des réquisitions de type Projet-Réservation, consulter le document Créer une réquisition d’achat à partir d’une réquisition existante.
Vérifier les quantités disponibles en inventaire dans le préfixe	Permet d’identifier la compagnie qui gère l’inventaire et qui servira à déterminer les quantités disponibles dans l’entrée des réquisitions et les commandes clients. Ce champ est disponible en mode multidimensionnel seulement. NOTES : Si aucun préfixe n’est sélectionné dans le champ, les quantités seront calculées en fonction de la compagnie dans laquelle la réquisition ou la commande client est traitée. Si un préfixe de compagnie est inscrit, les quantités seront calculées en fonction de ce préfixe peu importe la compagnie dans laquelle la transaction de réquisition ou de commande client est traitée. Il est également possible d’entrer un masque de compagnie pour combiner l’inventaire de plusieurs préfixes. Par exemple : 11XX pour regrouper les compagnies dont le préfixe est 1100, 1105 et 1110.

8. Section Réception de marchandises dans le menu de gauche.

Champ	Description
Ne permettre qu’une seule transaction non transférée pour chaque commande placée	Permet de n’entrer qu’une seule transaction de réception de marchandise non transférée à la fois. Pour en entrer une seconde, il faut transférer la première.
Date comptable vide par défaut	Si coché, indique que maestro* ne proposera pas de valeur par défaut dans le champ Date lors de l’entrée d’une Réception de marchandises. L’utilisateur devra manuellement entrer cette date pour chacune des réceptions.
Le champ ‘Date de livraison réelle’ est obligatoire lors d’une réception de marchandise	Permet de rendre obligatoire l’entrée de la date de livraison réelle, lors de la Réception de marchandises, si coché.

1. Section Configuration des étiquettes :

Champ	Description
Type d’impression	Permet d’imprimer des étiquettes à partir de l’icône Imprimer de l’option Réception de marchandise. Valeurs disponibles : Chaque item à recevoir Une étiquette par item à recevoir. Quantité totale Étiquette affichant la quantité totale. NOTE : Cette fonctionnalité peut être utilisée pour une caisse comprenant plusieurs boîtes. Chaque item reçu Une étiquette par item reçu.
Destination	Valeurs disponibles : Viewer Affiche l’information dans le Visualiseur de maestro*. Fichier Permet d’imprimer le contenu dans un fichier. NOTE : Cette fonctionnalité nécessite du matériel et des configurations adaptés aux besoins de votre entreprise. Pour de plus amples détails, veuillez communiquer avec l’un de nos formateurs.
Nombre d’étiquettes par page	Permet de spécifier le nombre d’étiquettes par page lors de l’impression.

2. Section Génération automatique des numéros de série :

Champ	Description
Générer les numéros de série à partir de ces compteurs	Permet de générer automatiquement les numéros de série des pièces reçues, en utilisant un compteur séquentiel. Cette fonctionnalité est utile pour les entreprises qui désirent que chaque pièce ou chaque équipement en location porte un numéro de série distinct.
Compteur matériel	Prochain numéro de série qui sera attribué pour les items qui ne sont pas des Équipements en location.
Compteur Équipement en location	Prochain numéro de série qui sera attribué pour les items de type Équipement en location.
Format	Format des numéros de série à générer.

3. Section Frais courus :

Dans le cadre de la gestion des frais courus, les deux cases à cocher devraient être activées. La section Imputation des frais courus se réfère aux commandes d’achat rattachées directement à un projet. La section Imputation inventaire couru renvoie quant à elle aux commandes d’achat rattachées à l’inventaire, donc sans projet.

 

Cette fonctionnalité permet un meilleur suivi du coût moyen des items de la Gestion du catalogue. Elle permet aussi de comptabiliser la valeur des marchandises reçues au moment de l’enregistrement des transactions de réception, évitant ainsi d’avoir à calculer manuellement la valeur des marchandises reçues, mais non facturées à la fin de chaque mois.

 

En mode multidimensionnel, le bouton Valeurs multidimensionnelles permet de configurer des projets, activités et groupes par préfixe de compagnie. Il est accessible en cliquant dans un des champs de la section Frais courus.

 

Champ	Description
Comptabilisation des courus	Valeurs disponibles : Aucune Ne comptabilise aucun frais couru. Commandes et retours de marchandises Comptabilise les frais courus sur les commandes et les retours de marchandises. NOTES : Maestro* génère les frais courus au moment du transfert des réceptions de marchandises et il les renverse lors du transfert des factures. Idéalement, chaque facture à payer devrait être liée à une réception de marchandise. Commandes seulement Comptabilise les frais courus sur les commandes seulement.
Imputation des frais courus	Permet d’identifier les projets, activités et groupes utilisés pour comptabiliser les frais courus pour le matériel commandé directement pour un projet, sans passer par l’inventaire. Valeurs disponibles : Projet Projet utilisé pour comptabiliser les frais courus. Activité Activité de frais courus. Groupe Groupe de matériel.
Chaque facture doit être liée à une réception	Permet de forcer la réception de marchandise pour chaque facture et d’assurer la mise à jour de l’inventaire pour ce qui est des quantités et des prix.
Imputation inventaire couru	Permet d’identifier les projets, activités et groupes utilisés pour comptabiliser les frais courus pour le matériel commandé pour l’inventaire. Valeurs disponibles : Projet Projet servant à comptabiliser les frais d’inventaire courus. Activité Activité de frais courus. Groupe Groupe de matériel.
Facturation à taux de change multiples	Permet de traiter les variations de taux de change multiples. NOTE : Pour pouvoir cocher la case, il faut que le menu déroulant de l’option Action lors d’une facturation de commande catalogue soit à l’option Aucun Écart. Si ce n’est pas le cas, un message d’Avertissement s’affiche au moment de cocher la case.
Variation taux de change	Sélectionner les projets, activités et groupes sur lesquels les variations de change s’enregistreront.

4. Section Ajustements à la facturationd’une commande catalogue :

En mode multidimensionnel, le bouton Valeurs multidimensionnelles permet de configurer des projets, activités et groupes par préfixe de compagnie. Il est accessible en cliquant dans un des champs de la section Ajustements à la facturation d’une commande avec catalogue.

 

Champ	Description
Action lors d’une réception	S’il existe des écarts entre la réception et la commande originale, il est possible d’effectuer les actions suivantes : Ignorer Aucune vérification n’est faite par maestro*. Valider Avertissement lors d’un dépassement de la quantité ou du prix unitaire. Maestro* offre la possibilité d’accepter ou non la transaction. Bloquer Impossible d’enregistrer la transaction s’il y a un dépassement de la quantité ou du montant.
Action lors d’une facturation de commande catalogue	Valeurs disponibles : Bloquer Impossible d’enregistrer la transaction s’il y a un dépassement dans la quantité ou le montant. Ignorer Aucune vérification n’est faite par maestro*. Valider Avertissement lors d’un dépassement de la quantité ou du prix unitaire. Maestro* offre la possibilité d’accepter ou non la transaction. Aucun Écart Permet de balancer la facture entre le montant de la commande versus la facturation. Le coût moyen ne sera pas affecté, car le prix utilisé sera celui de la commande et la différence sera imputée aux projet, activité et groupe spécifiés ci-dessous. NOTE : Affecte uniquement les commandes pour l’inventaire.
Projet	Projet où sera comptabilisé l’écart si l’action lors d’une facturation de commande catalogue est à Aucun Écart.
Activité	Activité où l’écart de la facturation sera comptabilisé.
Groupe	Groupe où l’écart sera comptabilisé.
Description	Description utilisée lors de l’ajustement de la facturation sur commande catalogue lorsque le mode est à Aucun écart. NOTE : Cliquer sur le bouton situé à droite du champ afin d’inscrire une description selon la langue.

5. Section Avertissement lors de la réception des commandes :

Cette section permet de configurer les personnes qui doivent recevoir un avertissement par courriel suite à la réception de marchandise.

Le courriel est envoyé aux destinataires si une adresse courriel a été préalablement identifiée dans la Gestion de la sécurité.

Ne pas confondre cette fonctionnalité avec celle d’envoyer un avertissement à l’usager demandeur d’une réquisition lorsque la réception de marchandises est effectuée et qui est configurable dans la Gestion de la sécurité, sous l’onglet Restriction des accès.

 

Champ	Description
Avertissement lors de la réception des commandes	Permet d’identifier les personnes qui doivent recevoir un avertissement par courriel lors de la réception de marchandise sur une commande. Valeurs disponibles : Requérant de la commande Si coché, envoie un courriel à l’utilisateur identifié dans la commande avec catalogue sous le champ Requérant (disponible sous l’onglet Livraison). Gérant de projet Si coché, envoie un courriel au gérant de projet identifié dans le projet spécifié dans la commande. Gérant de chantier Si coché, envoie un courriel au gérant de chantier identifié dans le projet spécifié dans la commande. Autre intervenant lié au projet Si coché, envoie un courriel au gérant de chantier identifié dans le projet spécifié dans la commande.
Avertir si l’adresse courriel n’est pas indiquée pour ces intervenants	Si coché, maestro* affiche un message d’avertissement lors du transfert de la réception de marchandise, si une adresse courriel n’a pas été spécifiée à l’usager dans la Gestion de la sécurité.
Envoyer le courriel seulement si la commande est entièrement reçue	Si coché, maestro*envoie l’avertissement par courriel uniquement lorsque la commande est entièrement reçue.

9. Section Gestion des approvisionnements dans le menu de gauche.

Champ	Description
Taux d’activité économique (par mois)	Permet d’entrer, par mois, le pourcentage de la consommation mensuelle par rapport au mois le plus occupé de l’année. Ce taux mensuel permet de calculer la quantité à commander en inventaire lorsqu’il y a un seuil minimum défini dans la Gestion du catalogue. NOTE : Par exemple, si en janvier, un taux de 50 % est entré et que le seuil minimum d’une pièce est 100, maestro* proposera d’en commander 50.
Création des commandes par date de livraison	Indique au système qu’il doit créer plusieurs bons de commande lorsque la date de livraison est différente, si la case est cochée. NOTE : Si la case n’est pas cochée, maestro* créera un bon de commande avec plusieurs dates de livraison.
Création des commandes par type d’item	Indique au système qu’il doit créer plusieurs bons de commande en fonction du type d’item, si la case est cochée. NOTE : Si la case n’est pas cochée, maestro* créera un bon de commande avec les différents types d’items.
Utiliser la date de planification comme date de livraison	Indique au système que la date de livraison doit être celle de la date de la planification, si la case est cochée. NOTE : Si la case n’est pas cochée, l’usager doit inscrire manuellement la date de livraison.
Commandes spécifiques	Cette configuration s’applique uniquement aux commandes générées par l’option Gestion des approvisionnements CBN/MRP1. NOTE : Ce champ est disponible en mode multidimensionnel seulement. Lors de la gestion des approvisionnements, les réquisitions sont traitées et une commande sera créée par fournisseur. Cette commande peut regrouper plusieurs projets, s’il existe plusieurs réquisitions ayant le même fournisseur. Valeurs disponibles : Ne pas tenir compte du projet pour générer les commandes Génère une commande différente par projet lors de la gestion des approvisionnements en fonction du projet défini dans la réquisition. Une commande sera générée pour chaque projet défini dans une réquisition. Toujours générer des commandes séparées par projet Génère des commandes séparées pour les projets dénoncés et regroupe les autres projets sur une même commande pour un même fournisseur. Générer des commandes séparées pour les projets dénoncés seulement Maestro* vérifie s’il existe une dénonciation liée aux projets identifiés dans les réquisitions. Si c’est le cas, maestro* créé une commande distincte pour le projet dénoncé. Sinon, le projet sera inclus dans une commande multi-projets pour un même fournisseur.
Création des commandes spécifiques dans la compagnie de la réquisition	Indique à maestro* dans quelle compagnie, les commandes spécifiques doivent être créées. Par défaut, maestro* créé les commandes spécifiques dans la compagnie courante peu importe la provenance des réquisitions. Si coché, maestro* créé une commande spécifique dans la même compagnie que celle identifiée dans la réquisition. NOTE : Ce champ est disponible en mode multidimensionnel seulement.
Projet de production	Projet utilisé pour comptabiliser les frais de production. NOTE : Ce projet sert lors de l’utilisation de l’option Gestion de la fabrication.
Activité du coût de production	Activité de production.
Groupe de produit fini	Groupe pour le produit fini.
Raison par défaut pour les réservations	Description de la raison qui sera invoquée dans les réquisitions de réservations provenant de la Gestion des approvisionnements.

10. Section Paiementsdans le menu de gauche.

1. Section Paiements :

Champ	Description
No de création	Dernier numéro émis lors dernier paiement direct. NOTES : Le numéro est incrémenté lors de la création d’un fichier de paiement direct. Le numéro peut également être incrémenté lors de la création d’un fichier des dépôts bancaires si le champ Utiliser le numéro de création des paiements directs est coché dans l’écran de préparation des dépôts bancaires. En mode multidimensionnel, ce bouton permet de configurer un numéro de création par préfixe de compagnie.
Fournisseur servant au transfert des paiements directs	Code fournisseur servant à produire le déboursé individuel lors du transfert de la préparation du fichier des paiements directs. NOTE : Ce déboursé individuel sert à transférer automatiquement le montant des paiements directs émis depuis le compte de banque interne vers le compte de banque courant. Si ce fournisseur est omis, ce déboursé ne sera pas créé.
Emplacement du fichier	Endroit où sont sauvegardés les fichiers de paiement direct. ATTENTION! Si aucun emplacement n’est entré, maestro* sauvegarde, par défaut, les fichiers de paiement direct dans le répertoire Documents de l’usager. Ce répertoire est accessible par l’explorateur Windows, et peut se retrouver, par exemple, dans la section Bibliothèques ou Mes Documents.
Formulaire de confirmation	Formulaire personnalisé pour la confirmation de paiement.

2. Section Vérification des décaissements :

Cette section est à compléter, si votre institution financière offre le service de validation des décaissements, afin d’éliminer les tentatives de fraude lors de l’encaissement des chèques. Présentement, la banque HSBC Standard 300 octets offre ce service.

Champ	Description
Emplacement du fichier	Endroit où sont enregistrés les fichiers générés par l’option Prép. du fichier des décaissements.

11. Section Déclaration de paiement dans le menu de gauche.

Champ	Description
Répertoire de sauvegarde du fichier XML	Endroit où sont enregistrés les fichiers générés par l’option Décl. de paiement en fichier XML.
Numéro de compte ARC	Numéro de compte fourni par l’ARC pour la transmission du rapport Décl. de paiement en fichier XML.
Montant minimum pour le form. 1099-Misc	Montant minimum à partir duquel une déclaration de paiement doit être produite pour un fournisseur situé aux États-Unis. Cette configuration est utilisée lors de l’impression du formulaire 1099 disponible sous l’option Déc. de paiement – Formulaire 1099 – MISC.

1. Section Personne-ressource : Cette section permet d’entrer les informations relatives à la personne à contacter pour la déclaration de paiement. En mode multi-dimensionnel, il est possible de sélectionner des valeurs provenant d'une autre compagnie en cliquant sur l'icône qui apparaît à droite du champ actif.
2. Section Transmetteur : Cette section permet d’entrer les informations relatives au transmetteur nécessaire pour l’envoi du rapport Déclaration de paiement en format XML.

12. Section Contrat de sous-traitance dans le menu de gauche.

Champ	Description
Les projets de la ventilation doivent être des sous-projets du projet principal	Si coché, maestro* empêche la sauvegarde d’un contrat de sous-traitance lorsque le projet identifié dans la ventilation ou dans l’onglet Avis de changements n’est pas un sous-projet de celui identifié dans l’en-tête. Sinon, maestro* affiche un message d’avertissement.

1. Section Contrats de sous-traitance liés à des appels de service :

Champ	Description
Activité de frais courus	Permet d’entrer un code d’activité à utiliser pour comptabiliser les frais courus des contrats de sous-traitance liés à des appels de service. NOTE : Cette activité est optionnelle, mais si indiquée, sera proposée par défaut pour les contrats de sous-traitance liés à des appels de service. Elle doit être liée à un compte de GL de frais courus.
Code de produit générique pour les retours d’appel	Permet de sélectionner le code de produit qui sera indiqué dans les transactions provenant des contrats de sous-traitance qui sont ajoutées aux retours d’appel. NOTE : Ce code est nécessaire pour permettre la sélection de transactions liées à des contrats de sous-traitance dans le retour d’appel.

2. Section Frais courus :

Champ	Description
Projet, Activité, Groupe	Ces trois champs permettent de définir un projet, une activité et un groupe de dépense pour les frais courus d'un contrat de sous-traitance.
Action si le montant facturé dépasse le montant d'avancement	Permet de sélectionner l'action à appliquer (Ignorer, Valider ou Bloquer) à la facturation des contrats de sous-traitance si le montant total facturé plus grand que le montant d'avancement des travaux des sous-traitants a été entré. Les actions possibles sont : Bloquer : si le montant cumulatif facturé est plus grand que le montant de progression entré sur la ligne, un message d'erreur s'affichera; Valider : si le montant cumulatif facturé est plus grand que le montant de progression entré sur la ligne, un message d'avertissement s'affichera; Ignorer : aucune validation ne sera effectuée. NOTE : Cette configuration ne s'appliquera que si la case Comptabilisation des courus est cochée dans le contrat de sous-traitance.

13. Section Interface ElekNet dans le menu de gauche.

Champ	Description
Adresse des prix ElekNet	Adresse URL à utiliser pour l’obtention des prix des items, soit https://services.eleknet.com/services/XmlOrder/xPA.aspx
Adresse des commandes ElekNet	Adresse URL à utiliser pour l’envoi des commandes ElekNet, soit https://services.eleknet.com/services/XmlOrder/send.aspx
Code de fournisseur ElekNet	Seules les commandes rattachées au fournisseur sélectionné pourront être envoyées à ElekNet au moment du transfert de la commande dans maestro*.
Code du centre de distribution ElekNet	Le code inscrit dans ce champ détermine la succursale ElekNet à utiliser par défaut lors de la recherche de quantité d’items disponibles dans le cas où aucune adresse de commande spécifique ou code de succursale ElekNet n’est indiqué dans une commande. Il s'agit généralement du centre de distribution principal.
Mode de transfert des commandes	Valeurs disponibles : Automatique La sélection de cette valeur fait en sorte que toutes les commandes saisies pour le fournisseur ElekNet lui seront automatiquement envoyées électroniquement, une fois le transfert de la commande effectué dans maestro*. Manuel L’utilisateur devra effectuer manuellement l’envoi de la commande à ElekNet.
Mode de mise à jour des prix lors de la commande	Mode de mise à jour des prix unitaires et des quantités disponibles des items chez ElekNet, lors de l’entrée des commandes en lien avec des projets spécifiques et pour lesquelles le fournisseur correspond au fournisseur ElekNet. Valeurs disponibles : Automatique Dès qu’un item catalogue aura été sélectionné, le système effectuera une requête au service Web ElekNet afin de connaître le prix unitaire spécifique applicable ainsi que la quantité disponible selon la succursale. Manuel L’utilisateur devra effectuer manuellement le rafraîchissement des prix et des quantités disponibles.
Code d'usager et Mot de passe	Code d'usager et mot de passe nécessaires pour se connecter au service ElekNet. Si les mêmes champs sont renseignés dans la Gestion de la sécurité (onglet Restriction des accès), ce sont ces informations qui auront préséance sur celles des configurations du module Achat et approvisionnements. NOTE : Ces champs peuvent contenir jusqu’à un maximum de 50 caractères alphanumériques.
Numéro de compte de facturation	Numéro de compte de facturation par défaut. On peut spécifier un numéro de compte par projet dans le cas où ElekNet propose certains items à prix spéciaux en lien avec certains projets spécifiques (Gestion des projets, onglet Desc. du projet, sous-onglet ElekNet). NOTE : Ce champ peut contenir jusqu’à un maximum de 30 caractères alphanumériques.
Numéro de compte de livraison (Ship-to)	Numéro de compte de livraison par défaut. On peut spécifier un numéro de compte de livraison par projet (Gestion des projets, onglet Desc. du projet, sous-onglet ElekNet). NOTE : Ce champ peut contenir jusqu’à un maximum de 30 caractères alphanumériques.

14. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

• Processus d’approbation
• Transfert inventaire-projet
• Commande régulière
• Commande sur projet
• Facturation
• Commande avec catalogue
• Réquisition
• Contrat sous-traitance
• Gestion des fournisseurs
• Achat de projet
• Tableau des codes de factures à payer
• Gestion du catalogue
• Gestion des emplacements
• Ajustement d’inventaire
• Transfert inventaire/emplacement
• Prise d’inventaire physique
• Préparation du fichier des paiements directs
• Décl. de paiement en format XML
• Gestion des processus
• Gestion d’utilisation des codes de taxe
• Fichier des dépôts bancaires
• Gestion des termes de paiement
• Comment faire Résolution de problèmes - Gestion du catalogue et débalancement dans l'inventaire
• Comment faire Créer une réquisition d’achat à partir d’une réquisition existante
• Comment faire Afficher prix escompte fournisseur comme prix unitaire
• Comment faire Calculer un coût moyen en incluant des frais supplémentaires
• Comment faire Éviter d'entrer plus d'une réception non transférée
• Comment faire Remettre à zéro l'inventaire
• Comment faire Configurer le paiement direct des fournisseurs
• Comment faire Préparer les rapports W2, W3 et 1099-MISC

 

Dernière modification : 20 septembre 2024